¿Qué es el Análisis Causa Raíz? ACR
El análisis de causa raíz ACR (RCA siglas en inglés) es el proceso de encontrar las causas raíz de los problemas para identificar soluciones adecuadas y duraderas.
El RCA concluye que es mucho más efectivo PREVENIR Y RESOLVER DE FORMA SISTEMÁTICA los problemas subyacentes en lugar de sólo tratar los síntomas ad hoc y apagar incendios.
¿Cuáles son los objetivos del Análisis Causa Raíz?
El objetivo del ACR es descubrir la causa raíz de un problema.
Comprendiendo de manera holística cómo reparar, mitigar o aprender de cualquier problema subyacente dentro de la causa raíz, para finalmente aplicar lo que se logra aprender de este análisis PREVINIENDO LOS PROBLEMAS FUTUROS O REPETIR LOS ÉXITOS.
También podemos usar el ACR para modificar los procesos centrales y los problemas del sistema de forma que se eviten PROBLEMAS FUTUROS.
El resultado de este análisis es tan productivo por lo que tener una herramienta como el ACR es importante en las actividades del trabajo.
Para recordar
Tratar los síntomas individuales podría sentirse como algo productivo.
Lo que intentamos la mayoría de la veces es resolver una gran cantidad de problemas lo que hace parecer que algo se está haciendo.
...pero realmente lo que hacemos es
Probablemente tendremos el mismo problema una y otra vez.
Si NO diagnosticamos la verdadera causa raíz de un problema,
Con un grupo de principios, técnicas y metodologías que pueden aprovecharse para identificar las causas raíz de un evento o tendencia. Al ver más allá de la causa y el efecto superficial, el RCA puede mostrar en qué punto los procesos o sistemas fallaron o causaron un problema en primer lugar.
Pero me gustaría comentarte que existe una gran cantidad de técnicas y estrategias que podemos usar para el análisis de la causa raíz. A continuación examinaremos algunas de las técnicas más COMUNES Y MÁS ÚTILES.
Los 5 Por que
Es una de las técnicas más comunes para realizar un análisis de la causa raíz. También podemos pensar en esto como el enfoque del niño molesto.
Para cada respuesta a una pregunta de tipo POR QUÉ, síguela con una pregunta adicional y más profunda de «Bien, pero ¿POR QUÉ?». Los niños son sorprendentemente efectivos en el análisis de las causas raíz.
La sabiduría común sugiere que alrededor de cinco preguntas de POR QUÉ pueden llevarnos a la mayoría de las causas raíz.
Ejemplo:
Primer POR QUÉ ¿Por qué tengo tanto dolor de cabeza?
Primera respuesta: Porque no puedo ver con claridad.
Segundo por qué ¿Por qué no puedes ver con claridad?
Segunda respuesta: Porque mi cabeza golpeó el suelo.
Tercer por qué ¿Por qué tu cabeza golpeó el suelo?
Tercera respuesta: Me caí contra el suelo y me golpeé la cabeza con fuerza.
Cuarto por qué ¿Por qué golpear el suelo te dolió tanto?
Cuarta respuesta: Porque no llevaba casco.
Quinto por qué ¿Por qué no llevabas casco?
Quinta respuesta: Porque no tenía un casco disponible.
Después de estas cinco preguntas, descubrimos que la causa raíz de la conmoción cerebral fue probablemente debido a la falta de cascos disponibles.
En el futuro, podríamos reducir el riesgo de este tipo de conmoción cerebral asegurándonos de tener un casco.
(Por supuesto, los cascos no nos hacen inmunes a las conmociones cerebrales. ¡Mucho cuidado y atención!)
Análisis de cambios / Análisis de eventos
Otro método útil para explorar el análisis de la causa raíz es analizar cuidadosamente los cambios que conducen a un evento.
Este método es especialmente útil cuando hay un gran número de causas potenciales. En lugar de mirar el día o la hora específicos en que algo salió mal, observamos un período de tiempo más largo y obtenemos un contexto histórico.
En estos 4 pasos se reduce esta técnica, aplicar cuidadosamente estos pasos conducen al éxito de una buena causa raíz, a continuación se describe paso por paso:
Primero, haremos una lista de todas las causas potenciales que condujeron a un evento. Estas deben ser cada vez que se produjo un cambio para bien o para mal o benigno.
Ejemplo: Digamos que el evento que vamos a analizar es un día de ofertas inusualmente exitoso en la ciudad y queremos saber por qué fue tan bueno para tratar de replicarlo.
Primero, listamos cada punto de contacto con cada uno de los principales clientes, cada evento, cada cambio posiblemente relevante.
Podemos categorizarlo como:
- interno/externo,
- provocado/no provocado,
- o algo similar.
Ejemplo: En nuestro gran ejemplo de día de ofertas, comenzaríamos a encontrar cosas como:
- “El representante de ventas presentó una nueva plataforma de ventas de impacto social” (interno)
- y otros eventos como “el último día del trimestre” (externo)
- o “el primer día de Friday” (externo).
- No relacionado,
- Un factor correlacionado,
- Un factor contribuyente
- O una causa raíz probable.
Aquí es donde ocurre la mayor parte del análisis y es donde se pueden usar otras técnicas como los 5 ¿por qué?.
Ejemplo:
Dentro de nuestro análisis, descubrimos que nuestra nueva y elegante plataforma de ventas en realidad fue un factor no relacionado, pero el hecho de que era el final del trimestre fue definitivamente un factor contribuyente.
Sin embargo, se identificó un factor como la causa raíz más probable: el líder de ventas del área se mudó a un nuevo apartamento lo que hizo que su viaje al trabajo fuese más corto, lo que significó que comenzase a asistir a las reuniones con clientes 10 minutos antes durante la última semana del trimestre.
Ejemplo:
Si bien no todos pueden mudarse a un nuevo apartamento, nuestra organización decide que si los representantes de ventas llegan 10 minutos antes a las reuniones con clientes en la última semana del trimestre, podrían replicar el éxito de esta causa raíz.
Diagrama de espina de pescado de causa y efecto
Por lo general, comenzamos con el problema en la mitad del diagrama (la columna vertebral del esqueleto del pescado), luego hacemos una lluvia de ideas sobre varias categorías de causas, que luego se colocan en las ramas de la línea principal (los huesos de las costillas del esqueleto del pescado).
Las categorías son bastante amplias y podrían incluir cosas como «Personas» o «Medio ambiente». Después de agrupar las categorías, las dividimos en partes más pequeñas. Por ejemplo, bajo «Personas» podríamos considerar posibles factores de causa raíz como «liderazgo», «personal» o «capacitación».
Por lo general, comenzamos con el problema en la mitad del diagrama (la columna vertebral del esqueleto del pescado), luego hacemos una lluvia de ideas sobre varias categorías de causas, que luego se colocan en las ramas de la línea principal (los huesos de las costillas del esqueleto del pescado).
Las categorías son bastante amplias y podrían incluir cosas como «Personas» o «Medio ambiente». Después de agrupar las categorías, las dividimos en partes más pequeñas. Por ejemplo, bajo «Personas» podríamos considerar posibles factores de causa raíz como «liderazgo», «personal» o «capacitación».
A medida que profundizamos en las causas y subcausas potenciales, al cuestionar cada rama, nos acercamos a las fuentes del problema.
Podemos usar este método para eliminar las categorías no relacionadas e identificar los factores correlacionados y las posibles causas fundamentales.
Para simplificar, se debe considerar cuidadosamente las categorías antes de crear un diagrama.
Categorías comunes a considerar en un diagrama de espina de pescado:
- Máquina (equipo, tecnología)
- Método (proceso)
- Material (incluye materia prima, consumibles e información)
- Personas/mente (trabajo físico o de conocimiento)
- Medición (inspección)
- Misión (propósito, expectativa)
- Gestión/dinero (liderazgo)
- Mantenimiento
- Producto (o servicio)
- Habilidades
- Precio
- Promoción (marketing)
- Proceso (sistemas)
- Personas (personal)
- Evidencia física
- Rendimiento
- Entorno (lugar, ambiente)
- Proveedores
Haz preguntas para aclarar la información y poder acercarnos a las respuestas. Cuanto más puedas profundizar e interrogar cada causa potencial, más probabilidades tienes de encontrar una causa raíz.
SUGERENCIAS para realizar un análisis eficaz de la causa raíz
Una vez que creemos que hemos identificado la causa raíz del problema (y no sólo otro síntoma), podemos hacer aún más preguntas:
¿Por qué estamos seguros de que esta es la causa raíz en lugar de esto otro?
¿Cómo podemos arreglar esta causa raíz para evitar que el problema vuelva a ocurrir?
Usa preguntas simples:
- ¿POR QUÉ?
- ¿CÓMO?
- Y ¿QUÉ SIGNIFICA ESO AQUÍ?
para abrir un camino hacia la comprensión.
Trabaja con un equipo y consigue miradas frescas.
Ya sea sólo un compañero o todo un equipo de colegas, cualquier mirada adicional nos ayudará a encontrar soluciones más rápido y también servirá como un control contra el sesgo.
Obtener comentarios de otros también ofrecerá puntos de vista adicionales, lo que nos ayudará a desafiar nuestras suposiciones.
Planea para el futuro análisis de la causa raíz
A medida que realizamos un análisis de la causa raíz, es importante conocer el proceso en sí.
- Toma notas.
- Haz preguntas sobre el proceso de análisis en sí mismo.
- Investiga si una determinada técnica o método funciona mejor para tus entornos y necesidades de negocios específicas.
Recuerda también realizar el análisis de la causa raíz para los casos de éxito
El análisis de la causa raíz es una gran herramienta para averiguar dónde parece que algo ha funcionado mal.
Normalmente NO usamos esta herramienta en un logro excesivo o un resultado obtenido antes de la fecha límite, rara vez es una mala idea averiguar la causa raíz de por qué las cosas van bien.
Este tipo de análisis puede ayudar a priorizar y proteger preventivamente los factores clave, y podríamos ser capaces de traducir el éxito en un área de negocios al éxito en otra área.
