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3 Aspectos que no puedes olvidar de los sistemas de información
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SISTEMA DE INFORMACIÓN
Empresarial
Ahora que estas leyendo sobre los Sistemas de Información Gerencial, vamos a brindar un breve introducción, debes estar muy atento(a):
La vertiginosa dinámica de los cambios actuales, impulsados por el raudo avance tecnológico, obliga a que las organizaciones se adapten y actualicen continuamente, razón por la que las nuevas tecnologías y los sistemas de información ofrecen soluciones efectivas a varios de los problemas de las organizaciones.
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Las empresas y los negocios manejan volúmenes de información de todo tipo, en muchos casos esos volumenes pueden llegar a ser demasiado grandes y si las empresas no gestionan adecuadamente esa información estarán perdiendo competitividad.
De ahí la importancia de contar con sistemas de información que permitan el control, visibilidad, orden, disposición y vinculación de todo ese movimiento de datos.
Sin importar el tamaño o el nivel de operación, siempre será necesario implementar diferentes sistemas de información en las empresas.
La transformación digital ha contribuido a contar cada vez con más y mejores programas o plataformas que ayudan a los negocios a ser más eficientes, realizar tareas más rápido, tener procesos óptimos y una mayor visualización de las operaciones.
Se trata de plataformas, hardware y software especializados que centralizan un conjunto de datos sobre un área, procesos u operaciones específicas de una empresa, con la finalidad de gestionarlos para darles un orden, visibilidad, interpretación y análisis.
Los datos que una empresa genera, entre sus áreas o por ciertos procesos, se van integrando en un sistema que vincula la información.
Así las personas dentro de esa organización tienen en una sola plataforma datos de alto valor para su actividad, que pueden revisar en tiempo real o en cualquier momento que lo necesiten.
Estos sistemas realizan una serie de acciones, principalmente de captación y recolección de datos, almacenamiento, manejo y análisis, así como diseminación de datos.
El avance tecnológico ha dado un nuevo rostro a los sistemas de información en las empresas, ya que cada vez son más intuitivos, con mayor capacidad para contener datos, gestionarlos e interpretarlos. Es así que se han vuelto plataformas imprescindibles dentro de las organizaciones.
Actualmente hay una relación directa entre los resultados exitosos de una compañía y el uso de sistemas de información. Sin embargo, no se trata de que un negocio se llene de sistemas y software, sino de que haya un análisis de las necesidades de la empresa y de la operación que tiene, y decidir una implementación estratégica de estas plataformas para que realmente contribuyan a cumplir los objetivos de una empresa.
No es un lujo, ni una comodidad adicional para el alivio administrativo y gerencial, es una necesidad que debe ser satisfecha ahora mismo
La integración y centralización de información representan una gran ventaja para tu empresa, en tanto que permiten una vinculación efectiva entre sus áreas. Así podrán hacer una mejor planeación y operar como un bloque sólido.
Una organización también obtendrá beneficios al optimizar sus procesos, disminuir errores, tener diagnósticos de problemas y ser eficiente integralmente gracias a la concentración de información valiosa.
Tener la información disponible y acceso a grandes volúmenes de datos ayuda a la estrategia, planificación y operación efectiva dentro de un negocio.
Cuando tienes ese nivel de información disponible, procesos eficientes, mayor control, colaboradores enfocados en actividades que son más rentables para la empresa y que no pierden tiempo en procesos repetitivos o mecánicos, el resultado es ahorro en costos administrativos, de recursos humanos y operativos.
Muchos procesos y tareas se automatizan por lo que los colaboradores tienen más tiempo de operar en otras actividades.
Estos sistemas son importantes porque brindan un mayor control de procesos, operaciones y actividades, lo cual permite una mejoría constante. Administrar bien los tiempos, recursos y actividades se traduce en ganancias para una empresa.
La evolución de los sistemas de información en las empresas ha llegado a un nivel tal que garantizan la seguridad de los datos.
Los sistemas de información gerencial (SIG) (Management Information Systems, MIS) recopilan, analizan y aplican la información recogida por métodos y procedimientos automatizados y humanos, para apoyar la toma de decisiones acertadas mediante el análisis de diferentes escenarios y posibles dificultades.
Estos sistemas utilizan diferentes tecnologías de información, cuya utilización requiere personal capacitado y especializado para obtener datos reales y certeros, mediante el trabajo conjunto entre los equipos de cómputo, software y aplicaciones diseñadas exclusivamente para el objeto social de las empresas.
Su origen está en el intento de las ciencias de la computación para comprender adecuadamente la administración de la tecnología en las organizaciones, cuyo avance la ha convertido en un estudio superior dentro de la administración. Adicionalmente, cada día se posiciona como un área clave en la investigación de los estudios de administración, razón por la que es enseñado en universidades y escuelas de negocios en todo el mundo.
Algunas organizaciones utilizaron los computadores para recopilar los datos correspondientes a los pagos del personal y su contabilidad. Con el paso del tiempo vino el mejoramiento de los recursos tecnológicos y apareció el concepto de Sistemas de Información Gerencial (SIG) (Management Information System, MIS) para la adecuada recopilación de la información necesaria, apoyados en recursos humanos, administración de proyectos, bases de datos, sistemas de toma de decisiones y trabajo en equipo.
Un sistema de información gerencial proporciona la información necesaria que soporta la toma de decisiones estructuradas, para lograr las metas y objetivos del eficientemente. Debido a que la toma de decisiones no está restringida a un determinado nivel, el SIG apoya todos los niveles de gestión en la realización de las operaciones de negocio.
Los SIG estudian las implicaciones y tareas realizadas tanto por personas como por máquinas; así, obtiene una información confiable y eficiente para el análisis y aplicación en la toma de decisiones acertadas. En este proceso se ayuda de máquinas, computadores y equipos de última tecnología (hardware) que, combinados con software especializado, son integrados correctamente según los objetivos y misión de la organización.
Al implementarlo pueden aparecer muchas dificultades, las cuales deben ser enfrentadas y superadas.
Los componentes de un Sistema de información gerencial son tres:
El correcto análisis de la información obtenida por medio de un SIG, demanda cumplir con los siguientes pasos:
Los Sistemas de información gerencial se clasifican en:
También hay que considerar los Sistemas de propósito específico:
Los datos son valores, símbolos, situaciones o palabras que representan ideas, pero en realidad no reflejan ninguna situación ni contienen algún análisis; por lo tanto, es imposible que contengan alguna información.
Los datos se pueden asociar dentro de un contexto para convertirse en información, ofrecer un significado, conocimiento, ideas o conclusiones. Por sí mismos, los datos no tienen capacidad de comunicar un significado, en razón a que son realidades concretas en su estado primario.
La información es la recopilación de datos organizados, que conforman un análisis y se convierten en posibles soluciones a los problemas o deficiencias que presenten las organizaciones. En general, es un conjunto organizado de datos que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. Por lo tanto, es la recopilación de datos perfectamente organizados que adquieren gran valor, pues están en un sistema factible de análisis, con un propósito específico y real.
El conocimiento es la apreciación y comprensión de un conjunto informaciones y la utilidad que se puede extraer para el beneficio de una tarea específica. Seleccionar o rechazar datos, de acuerdo con la conveniencia para algunas tareas específicas, está basado en uno de los tipos del conocimiento empleado en el proceso de conversión de datos en información. En consecuencia, la información puede ser vista como datos provistos de mayor utilidad mediante la aplicación del conocimiento.
Los cambios e innovaciones propiciados por la tecnología obligan a las organizaciones a estar a la vanguardia, como hardware, software, mecanismos de recolección de información y demás procedimientos necesarios para que todos los niveles de cualquier empresa estén totalmente actualizados.
Los sistemas de información gerencial (SIG) ayudan a las empresas a mejorar los mecanismos de recolección de información, para convertir datos sencillos en información útil y veraz que contribuya efectivamente a la toma de decisiones.
Para poder operar, las empresas deben lidiar con muchas piezas distintas de información sobre proveedores, clientes, empleados, facturas, pagos, y desde luego con sus productos y servicios. Deben organizar actividades de trabajo que utilicen esta información para operar de manera eficiente y mejorar el desempeño en general de la empresa. Los sistemas de información hacen posible que las empresas administren toda su información, tomen mejores decisiones y mejoren la ejecución de sus procesos de negocios.
Los procesos de negocios se refieren a la forma en que se organiza, coordina y enfoca el trabajo para producir un producto o servicio valioso. Los procesos de negocios son el conjunto de actividades requeridas para crear un producto o servicio. Estas actividades se apoyan mediante flujos de material, información y conocimiento entre los participantes en los procesos de negocios. Los procesos de negocios también se refieren a las formas únicas en que las organizaciones coordinan el trabajo, la información y el conocimiento, y cómo la gerencia elije coordinar el trabajo.
En mayor grado, el desempeño de una empresa depende de qué tan bien están diseñados y coordinados sus procesos de negocios, los cuales pueden ser una fuente de solidez competitiva si le permiten innovar o desempeñarse mejor que sus rivales.
Los procesos de negocios también pueden ser desventajas si se basan en formas obsoletas de trabajar que impidan la capacidad de respuesta a la eficiencia. Podemos ver a toda empresa como un conjunto de procesos de negocios, algunos de los cuales forman parte de procesos más grandes que abarcan más actividades. Por ejemplo, diseñar un nuevo modelo de velero, fabricar componentes, ensamblar el bote terminado y revisar tanto el diseño como la construcción son procesos que forman parte del procedimiento de producción general.
Muchos procesos de negocios están enlazados con un área funcional específica. Por ejemplo, la función de ventas y marketing es responsable de identificar a los clientes y la función de recursos humanos de contratar empleados. La siguiente tabla describe algunos procedimientos comunes de negocios para cada una de las áreas funcionales de una empresa.
Otros procesos de negocios cruzan muchas áreas funcionales distintas y requieren de una coordinación entre los departamentos. Por ejemplo, considere el proceso de negocios aparentemente simple de cumplir el pedido de un cliente. Al principio, el departamento de ventas recibe un pedido. El cual pasa primero a contabilidad para asegurar que el cliente pueda pagarlo, ya sea mediante una verificación de crédito o una solicitud de pago inmediato antes del envío. Una vez que se establece el crédito del cliente, el departamento de producción extrae el artículo del inventario o lo elabora. Después el producto se envía (y para esto tal vez haya que trabajar con una empresa de logística, como UPS o FedEx). El departamento de contabilidad genera un recibo o factura y se emite un aviso al cliente para indicarle que la mercancía se ha enviado. El departamento de ventas recibe la notificación del envío y se prepara para dar soporte al cliente, ya sea contestando llamadas o dando seguimiento a las reclamaciones de garantía.
Lo que en un principio parece un proceso simple, cumplir un pedido, resulta ser una serie bastante complicada de procesos de negocios que requieren la coordinación estrecha de los principales grupos funcionales en una empresa. Lo que es más, para desempeñar con eficiencia todos estos pasos en el proceso de cumplimiento del pedido se requiere una gran cantidad de información, la cual debe fluir con rapidez, tanto dentro de la empresa desde un encargado de tomar decisiones a otro; con los socios de negocios, como las empresas de entrega; y con el cliente. Los sistemas de información basados en computadora hacen esto posible.
¿Cómo exactamente es que los sistemas de información mejoran a los procesos de negocios? Los sistemas de información automatizan muchos de los pasos en los procesos de negocios que antes se realizaban en forma manual, como verificar el crédito de un cliente o generar una factura y una orden de envío. No obstante, en la actualidad, la tecnología de la información puede hacer mucho más. La nueva tecnología puede incluso cambiar el flujo de la información, con lo cual es posible que muchas más personas tengan acceso a la información y la compartan, para reemplazar los pasos secuenciales con tareas que se pueden realizar en forma simultánea y mediante la eliminación de los retardos en la toma de decisiones. La nueva tecnología de la información cambia con frecuencia la forma en que funciona una empresa y apoya los modelos de negocios totalmente nuevos. Descargar un libro electrónico Kindle de Amazon, comprar una computadora en línea en Best Buy y bajar una pista musical de iTunes son procesos nuevos de negocios que se basan en modelos recientes, que serían inconcebibles sin la tecnología actual de la información.
Para cumplir el pedido de un cliente se requiere un conjunto complejo de pasos que exigen la estrecha coordinación de las funciones de ventas, contabilidad y manufactura.
Esta es la razón por la cual es tan importante poner mucha atención a los procesos de negocios, tanto en su curso de sistemas de información como en tu futura carrera profesional. Mediante el análisis de los procesos de negocios, usted puede comprender con mucha claridad la forma en que realmente funciona una empresa.
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