7 Herramientas Nuevas de Calidad, también conocidas como las Herramientas Administrativas para la Calidad y la Planeación.
Un sin numero de aplicaciones
Las 7 nuevas herramientas de la calidad o herramientas administrativas para la Calidad y la Planificación se utilizan por equipos de trabajo de diversa naturaleza. Se aplican en la mejora de procesos para reducir los niveles de defectos o disminuir los tiempos de ciclo y de proceso.
A su vez, facilitan la reducción de costos, el incremento de la satisfacción del cliente y la gestión de proyectos. También son utilizadas en la planificación estratégica y en la operativa, así como en el desarrollo de productos y la organización de proyectos complejos.
Diagrama de Afinidad
El diagrama de afinidad se emplea cuando se tiene una gran cantidad de opiniones o ideas sobre determinado tema o problema, y se quiere sintetizarlas agrupándolas conforme a las relaciones que se encuentren entre ellas. Es frecuente que dichas opiniones se generen mediante una sesión de lluvia de ideas, y que por su naturaleza y abundancia convenga más analizarlas mediante un diagrama de afinidad, en lugar de un diagrama causa-efecto.
Se considera como una de las herramientas administrativas para la calidad y la planeación. Su origen, en la década de 1960, se atribuye al antropólogo japonés Jiro Kawakita, por lo que también se conoce como el método-KJ. Su autor se preguntó acerca de cómo obtener conclusiones partiendo de una gran cantidad de hechos desordenados; y de la premisa de que los hechos deberían hablar por sí mismos, en lugar de imponer ideas preconcebidas o hipótesis sobre ellos (Scupin, 1997).
Un elemento característico de la herramienta es escribir cada idea en una tarjeta de cartulina, luego los miembros del equipo de trabajo agrupan las tarjetas que son similares entre sí. Enseguida se ilustran con detalle los pasos para aplicar el diagrama de afinidad, suponiendo que lo aplicará un equipo o grupo de personas. Esto se mostrará con el ejemplo que se presenta en Coronado (2006), donde se estudian los aspectos que motivan a los estudiantes a realizar una carrera profesional, con la finalidad de diseñar planes de acción para atender el problema de la deserción escolar.
1. Definir el propósito con una pregunta enfoque.
El coordinador o facilitador del grupo establece el propósito de la reunión y da un panorama de las etapas en que esto se va hacer. Un aspecto clave es que el tema se exponga mediante una pregunta clara y precisa, que ayude a generar ideas. La pregunta se proyecta o se escribe en un lugar visible durante todo el tiempo de aplicación de la herramienta.
En el caso del ejemplo antes comentado, con relación a la deserción escolar, la pregunta dirigida a los estudiantes participantes, fue: ¿Cuál fue la razón principal que lo indujo a escoger y cursar una carrera profesional?
2. Generar las ideas.
En forma silenciosa cada uno de los participantes escribe sus ideas que responden la pregunta inicial; cada una se anota en una tarjeta de cartulina de aproximadamente 8 × 13 cm. Se recomienda poner ideas claras y cortas, sin entrar en detalles; lo importante es que contengan palabras clave que reflejen la idea.
3. Organizar las ideas en grupos relacionados.
Las tarjetas con las ideas se mezclan bien y se distribuyen al azar en el centro de una mesa amplia. A continuación, los miembros del equipo se distribuyen alrededor de la mesa y juntan las tarjetas con ideas similares, sin hablar y atendiendo las siguientes recomendaciones:
• Dar un vistazo general a las tarjetas.
• Tomar un par de tarjetas con ideas que parezcan relacionadas de alguna manera o que sean similares. Colocarlas juntas en una columna a un costado de la mesa.
• Buscar ideas que estén relacionadas con las dos anteriores y añadirlas al par inicial.
• Otro miembro del equipo puede localizar otro par de ideas que se relacionen entre sí y establecer otro grupo. Este proceso se repite hasta que el equipo haya colocado todas las tarjetas en algún conjunto.
• Analizar las tarjetas conforme se agrupan, ordenadas en columnas; si alguien considera que una idea no debe estar en un grupo, la puede regresar al centro de la mesa o bien moverla.
Se deben clasificar todas las ideas en algún grupo. Si hay algunas tarjetas “solitarias” que no encajan en ninguno, no se debe forzar la clasificación, y estas tarjetas pueden ser un grupo en sí mismas. Por el contrario, si hay un grupo con un elevado número de tarjetas, puede analizarse la alternativa de separarlas en dos o más subgrupos dentro del mismo conglomerado.
4. Asignar un nombre distintivo a cada grupo.
Establecer un nombre corto que distinga y caracterice las ideas de cada grupo; escribir dicha idea en una tarjeta del mismo tamaño, utilizando letra más grande, y poner la tarjeta en la parte superior de cada grupo.
5. Análisis. Dialogar y analizar los resultados.
Todavía se pueden hacer cambios o incorporar otras ideas. Hasta aquí, el diagrama de afinidad ha cumplido con su propósito, lo que sigue dependería del contexto de la aplicación. Por ejemplo, si se están buscando causas de un problema, lo que seguiría sería ver cuáles de ellas son las más importantes o estudiar su interrelación.
6. Dibujar el diagrama final.
Representar el análisis en forma digital. En la figura siguiente se muestra el resultado de los pasos anteriores para el ejemplo sobre las razones que indujeron a los jóvenes a escoger y cursar una carrera profesional. Nótese que se agruparon en seis categorías: satisfacción personal, mejoramiento económico, investigación y desarrollo, estatus y reconocimiento, voluntad de terceros y compromiso social.
Figura: Ejemplo de diagrama de afinidad de las razones para escoger y cursar una carrera profesional. Adaptada de Gutiérrez Pulido, H. (2020). Calidad y Productividad
