Ciclo de vida de la información cómo seguir un dato desde su origen hasta la decisión 

Una organización puede conservar miles de registros y aun así no saber cuál versión utilizó para calcular un indicador. El problema aparece cuando un dato cambia de nombre, código, formato, responsable o sistema sin dejar evidencia suficiente. La cifra final puede parecer correcta, pero la organización pierde la capacidad de explicar de dónde provino, qué transformación recibió y qué decisión respaldó. 

Gestionar el ciclo de vida de la información significa acompañar el dato desde su captura hasta su conservación o disposición. La trazabilidad complementa ese ciclo porque permite reconstruir fuentes, tiempos, responsables, versiones y usos. Ambas capacidades resultan necesarias cuando los datos circulan entre formularios, hojas de cálculo, aplicaciones empresariales, correos y conversaciones informales. 

Qué incluye el ciclo de vida de la información 

El ciclo puede representarse mediante ocho etapas relacionadas. La secuencia real no siempre es lineal porque un dato puede actualizarse varias veces, alimentar distintos análisis o volver al proceso como retroalimentación. 

1. Captura. Una persona, dispositivo o sistema registra un hecho mediante una regla y un formato. 

2. Validación. Se comprueba que el dato cumpla campos obligatorios, rangos, catálogos, unidades y criterios de negocio. 

3. Procesamiento. El registro se clasifica, transforma, combina o calcula para producir información. 

4. Distribución. La información llega a otros actores, aplicaciones o repositorios. 

5. Uso. Un usuario interpreta el resultado para coordinar, controlar o decidir. 

6. Almacenamiento. La organización conserva el dato con controles de acceso, respaldo y disponibilidad. 

7. Actualización. Se corrigen valores, cambian estados o aparecen nuevas versiones. 

8. Conservación o disposición. Una regla define cuánto tiempo debe mantenerse, archivarse, anonimizarse o eliminarse. 

Ciclo de vida de la información con trazabilidad transversal. Archivo sugerido: diagrama-ciclo-vida-informacion.png. 

Trazabilidad y linaje de datos 

La trazabilidad responde si la organización puede reconstruir el recorrido de un dato. El linaje muestra cómo una entidad de origen se transforma en otras entidades, indicadores o salidas. El modelo PROV del World Wide Web Consortium utiliza tres elementos básicos: entidades, actividades y agentes. Una entidad puede ser un registro o informe; una actividad puede validar o agregar datos; y un agente asume responsabilidad por una actividad o entidad. 

Esta relación ayuda a formular preguntas concretas: ¿qué registro originó el indicador?, ¿qué regla lo transformó?, ¿quién ejecutó o autorizó el cambio?, ¿qué versión utilizó el gerente? La respuesta requiere metadatos y evidencia, no solamente una explicación verbal. 

Linaje de un dato desde el registro de origen hasta la decisión. Archivo sugerido: diagrama-linaje-dato.png. 

Metadatos mínimos para reconstruir el recorrido 

Metadato	Pregunta que permite responder
Identificador único	¿Estamos hablando del mismo evento o registro?
Fecha y hora del hecho	¿Cuándo ocurrió la situación real?
Fecha y hora de registro	¿Cuándo ingresó al sistema?
Fuente	¿De qué documento, persona, dispositivo o aplicación provino?
Responsable	¿Quién creó, validó o modificó el registro?
Versión	¿Cuál es la secuencia de cambios?
Regla de transformación	¿Cómo se obtuvo el valor calculado o consolidado?
Motivo del cambio	¿Por qué se corrigió o reclasificó?
Uso o decisión	¿Qué proceso, indicador o decisión utilizó el dato?

Ejemplo público gestión de devoluciones 

Una empresa de comercio electrónico recibe una devolución por un formulario web. El usuario selecciona “producto defectuoso”, pero el centro de distribución clasifica el caso como “empaque dañado”. Finanzas registra un reembolso, servicio al cliente cierra el contacto y calidad analiza defectos por referencia. Si cada área utiliza un identificador diferente, la organización puede contar el mismo evento varias veces o perder la relación entre causa, costo y acción correctiva. 

El flujo AS-IS debería mostrar el formulario, la creación del caso, la recepción física, la inspección, la clasificación, el reembolso, el cierre y el uso del dato en un indicador. También debe señalar los cambios de categoría, las esperas y los repositorios. Este ejemplo es deliberadamente distinto del caso académico utilizado en el aula. 

Cómo construir un mapa AS IS de información 

9. Defina el inicio, el final y la decisión que se analizará. 

10. Identifique actores, aplicaciones, documentos y repositorios que intervienen hoy. 

11. Describa qué dato entra y qué dato sale de cada actividad. 

12. Dibuje transferencias y canales, incluidos correos, archivos y mensajería. 

13. Marque transcripciones, duplicaciones, esperas, cambios de código y decisiones manuales. 

14. Valide el mapa con registros o con las personas que ejecutan el proceso. 

15. Separe hallazgos comprobados de hipótesis que necesitan validación. 

Mapa AS-IS genérico del flujo de información. Archivo sugerido: diagrama-mapa-asis-flujo.png. 

Propietario y custodio cumplen funciones diferentes 

El propietario del dato pertenece al ámbito de negocio y define significado, reglas, calidad requerida y usos autorizados. El custodio aplica controles técnicos de acceso, almacenamiento, respaldo, disponibilidad y conservación. Tecnología puede custodiar una base de datos sin decidir qué significa “pedido entregado” o “caso resuelto”. Esa definición corresponde al proceso responsable. 

Señales de pérdida de trazabilidad 

• El mismo evento tiene varios identificadores que no pueden relacionarse. 

• Un valor se corrige y la versión anterior desaparece. 

• El indicador no muestra fuente, fecha de corte ni regla de cálculo. 

• El estado cambia en una hoja de cálculo, pero no en la aplicación principal. 

• Un dato crítico llega por mensajería y luego se transcribe sin conservar el mensaje original. 

• Nadie puede explicar quién autorizó una reclasificación. 

• Los documentos se almacenan indefinidamente o se eliminan sin una regla. 

Controles proporcionales al riesgo 

No todos los datos necesitan el mismo nivel de control. La organización debe considerar impacto, frecuencia, sensibilidad, exigencia normativa, posibilidad de corrección y decisiones afectadas. Un dato que libera un lote, autoriza un pago o detiene un equipo exige mayor validación y evidencia que una nota descriptiva de uso interno. 

Riesgo	Control posible	Evidencia
Duplicación	Identificador único y regla de conciliación	Registro de coincidencias y resolución.
Cambio no explicado	Historial de versiones y motivo obligatorio	Autor, fecha, valor anterior y nuevo valor.
Registro tardío	Marca automática de tiempo y alerta	Diferencia entre evento y registro.
Definiciones incompatibles	Catálogo y diccionario de datos	Versión aprobada de la definición.
Pérdida de documentos	Regla de conservación y respaldo	Calendario y comprobación de disposición.

Preguntas para revisar un dato crítico 

¿Cuál es el hecho que se pretende representar? 

¿Dónde se registra por primera vez? 

¿Qué identificador permite seguirlo entre sistemas? 

¿Quién puede modificarlo y bajo qué regla? 

¿Qué versiones, fuentes y tiempos quedan disponibles? 

¿Qué indicador o decisión utiliza el dato? 

¿Qué ocurriría si la versión utilizada fuera incorrecta o tardía? 

¿Cuándo debe actualizarse, conservarse o eliminarse? 

Conclusión 

Una organización mejora la confiabilidad de sus decisiones cuando puede seguir el dato, explicar sus transformaciones y asignar responsabilidades. El ciclo de vida organiza las etapas. La trazabilidad y el linaje aportan evidencia. El mapa AS-IS permite observar cómo circula realmente la información antes de diseñar controles, automatizaciones o nuevos sistemas. 

Referencias y enlaces 

• World Wide Web Consortium. PROV-O: The PROV Ontology. https://www.w3.org/TR/prov-o/ 

• IBM. Data lifecycle management. https://www.ibm.com/think/topics/data-lifecycle-management 

• National Archives and Records Administration. Guide to the inventory, scheduling, and disposition of federal records. https://www.archives.gov/records-mgmt/scheduling 

• DAMA International. (2017). DAMA-DMBOK (2.ª ed.). 

• Laudon, K. C., y Laudon, J. P. (2022). Management Information Systems (17.ª ed.).