FUNCIONES DE UN SI
- Gestionar y administrar datos e información que componen a una empresa.
- Automatizar procesos internos sin necesidad de contar con intermediarios para ejecutar ciertas operaciones.
- Unificar la información de tu empresa a través de almacenes estandarizados para facilitar el uso y la comprensión de los datos generados.
- Brindar información actualizada en tiempo real disponible para todos los colaboradores o para aquellos encargados de las tomas de decisión. Esto permite agilizar y mejorar procesos y actividades de forma rápida.
- Favorecer un mejor aprovechamiento del tiempo en el que los colaboradores disponen para ciertas actividades. Al hacer posible operaciones más automatizadas y sencillas, los miembros de tu empresa no tendrán que perder mucho tiempo en ejecutar tareas que, gracias a un sistema de información, pueden hacerse automáticamente. Esto mejora su productividad.
Los 7 tipos de sistemas de información más utilizados
- Sistemas de procesamiento de transacciones.
- Sistemas de información gerencial.
- Sistemas de control de procesos de negocio.
- Sistemas de información de marketing.
- Sistemas de colaboración empresarial.
- Sistema de apoyo a la toma de decisiones.
- Sistemas de información ejecutiva.
Los sistema de información cuentan con la ventaja de que no solo tienen una única función y pueden ser útiles para todo tipo de sectores e industrias, dependiendo de sus necesidades y solicitudes. Para ello existen diferentes tipos de sistemas que cumplen con funcionalidades especiales y que puedes adaptar a tu negocio.
1. Sistemas de procesamiento de transacciones
Los TPS (por sus siglas en inglés) son sistemas empresariales básicos utilizados para el nivel operativo dentro de una empresa. Constan de un sistema computarizado que realiza y registra transacciones de rutina diarias para el buen funcionamiento de una compañía. En pocas palabras, da sostén a las operaciones cotidianas de un negocio.
Componentes del sistema de información de procesamiento de transacciones:
- Hardware
- Software
- Bases de datos
- Telecomunicaciones
- Personal
- Procedimientos con los que se procesan las transacciones (recopilación, edición, corrección, manipulación y almacenamiento de datos y la producción de documentos)
Ejemplo de sistema de procesamiento de transacciones: Despegar
Imagen de Despegar
Cuando se hace la compra del boleto para un vuelo. Es lo que permite que un usuario tenga oportunidad de elegir fecha, horario, destino y asiento, además de otras opciones sobre su equipaje y demás servicios extra, sin que otra persona le «arrebate» el boleto en lo que realiza la transacción.
2. Sistemas de información gerencial
También conocidos como sistemas de información de gestión, apoyan la toma de decisiones estructuradas o semiestructuradas de los mandos intermedios. Su labor principal es la de sintetizar la información de rutina de una empresa para asegurar el buen funcionamiento de los procesos; por ejemplo, los informes semanales, mensuales o bimestrales.
Hay un sistema de información gerencial para diferentes departamentos de una compañía. Entre los más utilizados se encuentran marketing (producto, precio, competencia), producción (rendimiento, inventarios, proveedores), finanzas (inversiones, mercados, cotizaciones) y recursos humanos (incentivos, reclutamiento, desempeño).
Componentes del sistema de información gerencial:
- Hardware
- Software
- Datos
- Personas a gerenciar
- Métodos (prácticas operativas, modelos e instrucciones que están en los manuales de la empresa)
Ejemplo de sistema de información gerencial: Odoo
Imagen de Odoo
El sistema que una empresa utiliza para el control de su inventario es un buen ejemplo de su uso. Odoo se encarga de que toda la gestión se haga en un solo sitio, en tiempo real, para evitar desabastos. Ayuda en la triangulación de envíos, la administración de varios almacenes y realiza reportes muy útiles.
3. Sistemas de control de procesos de negocio
Son conocidos como BPM, por sus siglas en inglés. Este tipo de sistemas monitorizan y controlan procesos industriales o físicos. Se utilizan sobre todo en industrias petroleras, siderúrgicas o de generación de energía. Comprenden varios equipos, programas especializados y procedimientos de operación.
Con un BPM, las empresas adoptan una serie de pasos o acciones para modificar su forma de trabajar con el fin de mejorar procesos y facilitar la colaboración con un enfoque centrado en el cliente.
Componentes del sistema de información de control de procesos de negocio:
- Entorno gráfico de diseño (que modela la secuencia de actividades del proceso o proyecto)
- Middleware (facilita la comunicación del motor con las aplicaciones que se usan en el BPM)
- Metadatos (rol, usuario, sistema, servicio)
- Interfaz de usuario
- Monitorización (para darle seguimiento puntual de procesos y actividades)
- Reglas de negocio
- Simulación (que permita la ejecución de los procesos en un ambiente controlado)
- Automatización
- Ejecución en la nube
- Estándares (para que todos los involucrados conozcan y manejen los mismos códigos, gráficos, actividades, etc.)
Ejemplo de sistema de control de procesos de negocio: Quickbooks
Imagen de Quickbooks
El procesamiento de facturas de una empresa es un ejemplo de BPM, porque permite crear los documentos según los estándares legales (en este caso, de México), descriptivos e informáticos que se piden para que sean aceptados en el sistema contable de la organización. Gracias a las aplicaciones digitales es posible corregir errores; incluso, es posible crear el documento y revisarlo antes de generarlo y enviarlo, para confirmar que todo esté en orden.
4. Sistemas de información de marketing
Un sistema de información de marketing, o SIM, es un conjunto de relaciones estructuradas entre personal humano, máquinas y procedimientos para generar un mejor flujo de información. Estos datos provienen de fuentes internas y externas y sirven para tomar decisiones más inteligentes relevantes al área de marketing.
Con su utilización pueden determinarse principalmente el grado de fiabilidad que tiene una información, el ritmo actualizado de información y un grado de detalle más específico. Con su proceso es posible hacer las modificaciones y adaptaciones pertinentes en diferentes situaciones de la empresa.
Componentes del sistema de información de marketing:
- Datos internos (métricas de actividades y rendimiento interno)
- Inteligencia de marketing (información del mercado e industria de fuentes confiables)
- Investigación de mercados (datos cualitativos y cuantitativos que se recogen por medio de herramientas y actividades realizadas directamente por la empresa)
- Soporte a las decisiones de marketing (se incluyen también plataformas de análisis de datos y reportes)
Ejemplo de sistema de información de marketing: HubSpot
Un CRM es un gran ejemplo, porque es el que puede estar al centro de todo el sistema de información de marketing: es donde se almacena, categoriza y gestionan los datos que se obtienen gracias a las interacciones que hay con prospectos y clientes. Desde ahí se administran las acciones de marketing, como las estrategias de email marketing, seguimiento de casos, atención a solicitudes, entre otros.
5. Sistemas de colaboración empresarial
Conocidos como sistemas ERP, son de los más utilizados en el mercado. Tienen la función de ayudar a los altos directivos de una empresa a controlar el flujo de información y proporcionar una vista integral de cada una de las áreas que conforman la compañía para su mejor gestión y toma de decisiones.
Su tecnología registra e integra los procesos de negocio y ayuda a las empresas a optimizar sus procesos para tener una mayor comprensión de la empresa a través de la automatización. Con este tipo de programas, los líderes de negocio pueden actuar con más rapidez con la seguridad de que estarán basando sus decisiones en información confiable y en tiempo real.
Componentes del sistema de información de colaboración empresarial:
- Datos
- Hardware
- Software
- Procedimientos (estandarizados)
Ejemplo de sistema de colaboración empresarial: Google Workspace
Imagen de Google Workspace
Gracias a las funciones que Google agrega, los equipos de trabajo pueden colaborar desde diferentes locaciones, en tiempo real, en diferentes plataformas que les permiten dar seguimiento a procesos y proyectos. La información se encuentra en un solo sitio, estando siempre disponible, y se realizan diferentes interacciones: con documentos, con gráficas, videoconferencias, mensajes, lo que da oportunidad a modelos de trabajo remotos y asincrónicos con un mejor flujo de actividades.
6. Sistema de apoyo a la toma de decisiones
El DSS, por sus siglas en inglés, es un sistema basado en ordenadores que es utilizado regularmente por los gerentes para tomar una decisión con el fin de resolver un problema en la empresa. Permite formular, calcular, comparar opciones y predecir escenarios para saber cuál es la mejor alternativa a tomar. Está diseñado para apoyar en situaciones complejas.
El software utilizado tiene la función de recolectar información procedente de documentos, personal interno, modelos comerciales, experiencias o análisis externos. Con estos datos identifica problemas o desafíos. De igual forma, favorece el incremento de la efectividad del proceso de forma oportuna.
Componentes del sistema de información de apoyo a la toma de decisiones:
- Gestor de datos (que es la base de conocimiento)
- Gestor de modelos
- Motor de conocimiento
- Interfaz de usuario
- Usuarios (cada uno con sus roles: recolectores de datos, asesores, tomador de decisiones, etc.)
- Contexto de decisión (establecido y bien definido)
Ejemplo de sistema de apoyo a la toma de decisiones: Riskturn
Imagen de Riskturn
Su enfoque está en los capitales basados en el riesgo, por lo que es una solución que interesa a los departamentos de finanzas de las empresas. Su interfaz es sencilla, y construye pronósticos de negocios en 5 pasos. Ejecuta simulaciones que dan un panorama de probabilidades bastante completo, que ayuda a tomar decisiones más inteligentes sobre el futuro financiero de la organización.
7. Sistemas de información ejecutiva
Los EIS brindan acceso rápido a la información interna y externa relevante de una empresa. Suelen visualizarse en formatos gráficos para la presentación de datos básicos, pero detallados, con la finalidad de que los gerentes o ejecutivos puedan leer la información con facilidad.
Una de las cualidades más sobresalientes de este tipo de sistemas es que les dan a los tomadores de decisiones los indicadores de negocio que afectan al instante. Además, permiten un análisis detallado de los que no están cumpliendo con las expectativas para determinar el plan de acción más conveniente.
Componentes del sistema de información ejecutiva:
- Interfaz gráfica
- Indicadores de negocio (definidos por la empresa)
- Integración de bases de datos (con datamart o data warehouse)
- Usuarios
- Acceso en la nube
Ejemplo de sistema de información ejecutiva: Microsoft Business Intelligence
Imagen de Microsoft Business Intelligence
La solución de Microsoft ofrece una plataforma para almacenar, gestionar y analizar la información que una empresa considera crucial. Es posible hacer seguimientos sobre aspectos financieros, operativos, de clientes, de recursos humanos con datos en tiempo real y con una interfaz sencilla de utilizar. Gracias a sus herramientas, los directivos podrán conocer pronósticos más acertados y tomar decisiones de manera más inteligente.
Proporciona la información importante o crucial a toda la organización. Realiza el seguimiento y el análisis de la información financiera, operacional, de clientes y de recursos humanos de la organización proporcionando a los usuarios la información correcta en el momento adecuado en un formato fácil de usar.
