ANÁLISIS ORGANIZACIONAL DE UN PROYECTO
¿Qué busca un Estudio Organizacional en los proyectos?
El estudio organizacional o análisis organizacional busca determinar la capacidad operativa de la organización dueña del proyecto con el fin de conocer y evaluar fortalezas y debilidades y definir la estructura de la organización para el manejo de las etapas de inversión, operación y mantenimiento.
Es decir, para cada proyecto se deberá determinar una estructura organizacional acorde con los requerimientos que exija la ejecución del proyecto y la futura operación.
¿Qué es una organización?
Para comenzar a hablar de organizaciones, es necesario primero determinar que es una organización.
Una organización es un ente social que se compone de ciertas características que deben ser administradas, cuentan con un objetivo claro e intencional que lo logran mediante el uso de recursos materiales y del talento y las capacidades de las personas, estableciendo una relación entre sus componentes.
ASPECTOS PARA CONSIDERAR
- Aunque el detalle funcional de la estructura organizacional para la ejecución es un asunto más para ser estimado por el GP.
En la fase de inversión; será necesario que en la formulación del proyecto se consideren las implicaciones económicas que dicha organización tendrá en las inversiones del flujo de caja del proyecto.
- Adicional se deberá simular en forma detallada la organización administrativa para cuando el proyecto inicie su operación.
En este punto se desprenden los gastos e inversiones asociados a la operación, los cuales afectarán, igualmente, el flujo de caja del proyecto.
Bases para diseñar un estudio organizacional en un proyecto
Realizar una la estructura organizacional en un estudio o análisis de factibilidad y viabilidad de un proyecto debe estar basada sobre criterios y principios obtenidos de las diferentes teorías de la administración.
Por ejemplo
La teoría clásica de la organización se basa en los principios de la organización propuestos por Henri Fayol, los cuales se refieren a:
- El principio de la división del trabajo para lograr la especialización
- El principio de la unidad de dirección que postula la agrupación de actividades que tengan el mismo objetivo bajo la dirección de un solo administrador
- El principio de la centralización, que establece el equilibrio entre centralización y descentralización
- El principio de la autoridad y responsabilidad
Henri Fayol
Jules Henri Fayol Le Maire (Constantinopla, 29 de julio de 1841-París, 19 de noviembre de 1925) fue un ingeniero de minas francés, ejecutivo de minas, autor y director de minas que desarrolló la teoría clásica de la administración a veces referida como fayolismo.1 Él y sus colegas desarrollaron esta teoría independientemente de la gestión científica, pero más o menos de forma contemporánea. Como su contemporáneo, es ampliamente reconocido como fundador del método moderno de gestión.
Todas las teorías de la administración proporcionan principios claves para la administración de un proyecto y generan un mayor nivel de confianza y seguridad a la hora de desarrollar el proyecto, como también proporcionan la información económica necesaria para el desarrollo de la operación y que es importante para la elaboración de la inversión total del proyecto.
¿QUÉ SE OBTIENE DE UN ANÁLISIS O ESTUDIO ORGANIZACIONAL?
La Estructura Organizacional Administrativa óptima y los planes de trabajo administrativos con la cual operará el proyecto una vez este se ponga en funcionamiento. Del estudio anterior (técnico), se deben determinar los requerimientos de recursos humanos, de locación, muebles y enseres, equipos, tecnología y financieros para atender los procesos administrativos.
PROCESO PARA EL ESTUDIO ORGANIZACIONAL
LOS PRINCIPIOS ADMNISTRATIVOS de la división del trabajo, unidad de mando, tramo de control, la departamentalización, y la delegación de funciones deben aplicarse al momento de definir la estructura; además se deben tener en cuenta factores particulares de cada proyecto, como:
- Las relaciones con Clientes y Proveedores –cuantificaciones de las operaciones-;
- El tipo de tecnología administrativa que se quiere adoptar;
- La logística necesaria particular de cada proyecto;
- La externalización de algunas tareas (Contabilidad, cartera, ventas, etc.)
- y la complejidad de las tareas administrativas propias del negocio.
Para el diseño de la Estructura Organizacional se siguen los siguientes 10 pasos:
Defina los objetivos generales de la empresa; debe existir concordancia entre la estructura organizacional y los objetivos.
Elabore un listado de actividades administrativas necesarias
Defina cuál de estas actividades se subcontratará y cuales se harán de manera directa
Para las actividades que se atenderán directamente, agrupe las tareas y actividades relacionadas o afines en subsistemas.
Identificar las funciones específicas que debe cumplir cada subsistema.
Identificar las necesidades de Recurso Humano de cada subsistema.
Expresar los subsistemas en unidades administrativas o grupos de trabajo.
Asignar funciones y definir cargos para cada unidad administrativa o grupo de trabajo.
Elaboración del Organigrama
Descripción de las funciones de cada cargo.
El diseño de la estructura organizacional depende de criterios y principios administrativos los cuales no son generalizables a todos los proyectos.
Los modelos administrativos que exhibe la competencia o de empresas con similares características a las del proyecto en el exterior pueden emplearse como base de este estudio, para luego, en función de las ventajas comparativas que posea el proyecto, definir la estructura administrativa de éste.
De esta forma, la Estructura Administrativa se refiere a la forma como se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre los gerentes entre sí y así mismo entre los empleados.
Los 3 tipos de estructuras organizacionales más utilizadas
La Estructura Funcional
Agrupa los diferentes elementos de la organización de acuerdo a su especialidad funcional.
Ventajas:
produce economías de escala, reduce la duplicación de personal y equipo y hace que los empleados se sientan cómodos y satisfechos porque les permite hablar el mismo idioma con sus compañeros.
Desventajas:
En muchas ocasiones la organización pierde vista sus objetivos.
Estructura divisional
En este caso el diseño está compuesto por divisiones autónomas, partiendo de la departamentalización por productos. Cada división suele ser autónoma y tiene un gerente de división responsable del desempeño con total autoridad.
Ventajas:
Los gerentes de división tienen plena responsabilidad de un producto o servicio; así los directivos de la central se pueden ocupar de la planeación estratégica y de largo plazo del negocio en su conjunto
Surgen cuando un producto o una unidad de negocio poseen un tamaño tal que se convierten en una división de un holding. En cada división se agrupan algunas funciones y temas clave para la organización, como los clientes y los mercados geográficos.
Desventaja:
Duplica las actividades recursos funciones aumenta costos y disminuye su eficiencia.
Estructura Matricial
Es la combinación de las dos estructuras anteriores, la característica singular es que los empleados cuando menos tienen dos jefes: el gerente de departamento funcional y los gerentes de proyecto
Ventaja:
Facilita la coordinación de un conjunto de muchos proyectos complejos e independientes; al mismo tiempo que conserva los ahorros que resultan del agrupamiento de la agrupación de los especialistas funcionales
Desventaja:
Genera confusión entre los empleados al verse sometidos a dos autoridades simultáneas; además genera luchas de poder cuando no se atiende el principio de mando
En la definición de la estructura administrativa, la empresa tendrá previamente que formular los objetivos de la organización, los cuales, para ser alcanzados, requieren el uso eficiente de los recursos humanos, financieros y técnicos con que contará el proyecto una vez implementado.
Consideraciones Generales
Para lograr una instrumentalización en la persecución de los objetivos propuestos para el proyecto, a través del componente administrativo de la organización, deberá lograr la integración eficiente de tres elementos básicos en la gestión del proyecto:
- Las unidades administrativas
- El talento Humano,
- los recursos materiales y financieros
- Los planes de trabajo
Se entiende por unidades administrativas las diferentes áreas operativas con que contará el proyecto, cada una de las cuales posee mecanismos de control, tareas y responsabilidades.
Por su parte, el talento humano, los recursos, materiales y financieros son los que permiten que las unidades administrativas desempeñen las obligaciones asignadas por medio de los planes de trabajo.
Los planes de trabajo
A través de los planes de trabajo se describe el proceso administrativo propiamente dicho. La empresa, por medio de los planes de trabajo, deberá resumir la forma cómo se desarrollarán las diferentes tareas de las unidades.
Productos Derivados
Los efectos económicos de la estructura organizativa se manifiestan tanto en las inversiones como en los costos de operación. Las primeras se determinarán por el tamaño de la infraestructura física requerida para oficinas, salas de espera, etcétera y por los requerimientos de equipamiento. Los costos de operación, por otra parte, dependen de los procedimientos administrativos, planta de personal y otros.
El costo de la mano de obra constituye uno de los principales ítems de los costos de operación. La magnitud de este dependerá de la especialización del personal requerido, el grado de automatización del proceso, de la situación del mercado laboral, de las leyes laborales, del número de turnos requeridos, etcétera.
Toda estructura se puede definir en términos de su tamaño, tecnología administrativa y complejidad de la operación. Conociendo esto se podrá estimar el dimensionamiento físico requerido para la operación, las necesidades de equipamiento de las oficinas, las características del recurso humano que desempeñar a las funciones y los requerimientos de materiales, entre otras cosas. La cuantificación de estos elementos en términos monetarios y su proyección en el tiempo son los objetivos que busca el estudio organizacional.
El cálculo de la remuneración deberá basarse en los precios actuales de mercado y sus variaciones futuras. Para su cálculo deberá considerarse no el ingreso que percibirá el trabajador, sino el costo que significará para la empresa, que incluye, además del sueldo, los adicionales por ley, como: prestaciones, vacaciones entre otros, además de los bonos de alimentación y movilización, bonificaciones, horas extras, etcétera.
Se deberá informar en el caso del personal de planta las horas por año a trabajar, el jornal nominal, los premios y beneficios establecidos, y para el resto del personal se indicarán los sueldos mensuales y cargas sociales
Es imprescindible que el análisis organizacional guardé una correlación con las demás variables del proyecto. Por ejemplo, en el dimensionamiento de espacios se deberá trabajar en conjunto con el equipo técnico para que éste pueda incorporar los requerimientos de materiales en su estudio. Otro
ejemplo se puede ver en la determinación de los requerimientos de personal de las áreas comercial y administrativa el cual deberá estar relacionado con el estudio de mercado, canales de distribución, fuerza de ventas, y demás.
